ellis.care helpt je zoeken naar collega-zorgers!

Stappenplan voor een associatie

De belangrijkste aandachtspunten bij het associatieproces en de associatie-overeenkomst op een rij.

In deze reader schetsen we het oprichten van een associatie d.m.v. een fusie van bestaande praktijken. Hierbij zijn er 10 stappen te onderscheiden. Daarbij gaan we ook iets meer uitgebreid in op de noodzakelijke formele afspraken die asso- ciés onderling moeten overeenkomen.

Stap 1. Is associëren wel iets voor mij?

In de eerste plaats gaat u na of samenwerken in een associatie wel past bij uw persoonlijkheid. Afhankelijk van uw persoonlijke voorkeur zal u kiezen voor een bepaalde vorm voor samenwerking. Indien u ervan overtuigd bent dat u samen wil werken/ondernemen met collega’s kan u de stap zetten om te gaan associëren.

Stap 2. Partners zoeken, vinden en overtuigen

Potentiële partners kan u maar gericht zoeken en ook overtuigen als u al een concreet project heeft uitgedacht, en liefst ook neergeschreven.

• Externe kanalen. Samenwerkingspartners zal u doorgaans vinden in uw onmiddellijke omgeving: lokale collega’s of studiegenoten. Men kan ook contacten trachten te leggen via beroepsverenigingen of de vakpers.
  ellis.care is hiervoor je geschikte hulpmiddel in je zoektocht naar collega-zorgers!
• Interne doorgroei. Vaak kiest men er echter voor om te associëren met (jongere) medewerkers die al enige tijd met de praktijk verbonden zijn.

Stap 3. Onderzoek: voorkom onaangename verrassingen

Voorafgaand aan een fusie moet er een vrij grondig onderzoek plaatsvinden. Hierbij bekijken de toekomstige associés:

• De onderlinge verenigbaarheid
  o Delen de toekomstige associés dezelfde waarden en beroepsfi- losofie?
  o Zijn er bepaalde emotionele of praktische factoren die een extra drempel vormen voor de samenwerking?
• De haalbaarheid
  o Hebben de kandidaat-associés allemaal uitstekende kwaliteiten als beroepsbeoefenaar en als ondernemer?
  o Is de associatie financieel-economisch levensvatbaar?
  o Houden we voldoende rekening met mogelijke verborgen kos- ten en eventuele fiscale implicaties?
• De complementariteit
  o Op welke wijze vullen de competenties en de diensten van de associés elkaar aan?
  o Welke wederzijdse meerwaarde levert de associatie op voor de betrokken beroepsbeoefenaars?

Praktisch zal men deze assessment doorgaans organiseren onder de vorm van een aantal thematische gespreksessies. Enige begeleiding en advies van o.a. financiële vertrouwenspersonen is hierbij vaak onontbeerlijk.

Stap 4. Visie en strategie: maak een businessplan

Een toekomstgerichte associatie beschikt over een heldere visie en een haalbare strategie. Om deze op te stellen, zoeken de associés gezamenlijk een antwoord op de volgende centrale vragen:

• Waar staan we voor?: Welke is de filosofie waarbinnen we werken en wat zijn de missie en de visie voor de associatie?
• Wat zijn onze interne sterktes en zwaktes
• Welke uitdagingen komen op ons af en hoe willen we daar op inspelen?
• Waar willen we naartoe evolueren?
• Hoe zullen we daar geraken? (o.a. investeringen, aanwervingen, …)

De gekozen strategie levert ook de basis voor de praktische organisatie van de associatie en de juridische inrichting (welke rechtsvorm moeten we aannemen?)

Stap 5. Betrek alle belanghebbenden

Voor de goede gang van zaken moet u de samenwerking ook voorbereiden met de voornaamste andere ‘stakeholders’.

• Informeer en betrek de medewerkers en het personeel van de praktijken.
• Evalueer ook de implicaties voor uw gezin en familie.
• Uw belangrijkste cliënten zijn ook een voornaam klankbord.

Stap 6. Afspraken en regels voor een duurzame samenwerking

Duurzaam samenwerken, vraagt goede afspraken. Onderstaande opsomming van praktische aspecten dient u onderling goed door te praten. Dit vormt tevens de leidraad voor uw associatie-overeenkomst en het reglement van interne orde.

a) Materiële aspecten

• Welke vestigingsplaats kiezen we voor de associatie?
• Op welke wijze regelen we de huur (als één van de vennoten eigenaar is)?
• Welke goederen brengt elke vennoot in, voor welke waarde? (maak bv. een inventaris.)

b) Kwantitatieve prestatienormen

• Welke werktijden moeten vennoten respecteren? (werkuren, te facture- ren uren, …)
• Wat zijn de vakantierechten voor de associés?
• Hoe zit het met andere tijdsbestedingen? (bv. onderwijsopdrachten, be- roepsverenigingen, …)

c) Financiële afspraken

• Hoe zal men de kosten verdelen en verrekenen?
• Welk courant inkomen kennen de vennoten zich toe? (op basis van wel- ke criteria?)
• Op welke manier zal men omgaan met de eventuele winsten of verlie- zen? (wanneer reserveren? Volgens welk systeem verdelen?)
• Op welke andere vergoedingen kunnen vennoten rekenen (wagen, on- kosten, …)?

Een specifieke reader elders op de website gaat dieper in op de mogelijkhe- den om de inkomsten te verdelen in een associatie.

d) Intreden en uitreden

• Wat zijn de kwalitatieve voorwaarden om nieuwkomers als vennoot toe te laten?
• Hoe zal men de waarde van het vastgoed en andere materiële activa van de associatie bepalen bij intreden en uitreden?
• Op welke manier wordt de eventuele ‘goodwill’ bepaald bij intreden en uitreden? (cfr. ook de reader over dit onderwerp.)
• Op welke manier zal men de intrede van nieuwe vennoten financieel ge- zien trachten te regelen? (cfr. ook inkomensverdeling.)

f) Taak- en bevoegdheidsverdeling

• Welke takenverdeling tussen de vennoten zal er zijn op vakinhoudelijk vlak?
• Welke is de verdeling van managementtaken? (beheer van de praktijk)
• Welke bevoegdheden kennen de vennoten elkaar toe in deze domeinen?

g) Vergaderingen

• Hoe vaak wenst men te vergaderen, wanneer en waarover?
• Wenst men eventueel bepaalde afspraken te maken over de manier van stemmen?
• Hoe zal men omgaan met eventuele niet onmiddellijk oplosbare me- ningsverschillen tussen de vennoten?

h) Doemscenario's

Sommige gebeurtenissen kunnen erg grote gevolgen hebben voor het sa- menwerkingsverband. Men moet deze vooraf trachten in te schatten en op- lossingen voorzien.

• Wil men de overdrachtsmogelijkheden van de aandelen aan derden in het bijzonder beperken?
• Wat zal men doen als een vennoot plots tijdelijk of permanent onbe- kwaam wordt om het beroep nog uit te oefenen?
• Wil men solidariteit laten spelen tussen de associés in geval van lang- durige ziekte? (Onder welke voorwaarden? Voor welke termijn?)
• Op welke manier zal men het beëindigen van de samenwerking organi- seren? (procedure, opzegtermijnen, financieel, …)
• Ziet men bepaalde erg belangrijke motieven die aanleiding kunnen ge- ven tot het uitsluiten van een vennoot of tot de ontbinding van de asso- ciatie?
• Hoe zal men in de associatie omgaan met de (financiële) gevolgen van beroepsfouten van associés?
  
  

Stap 7. Opstellen van een associatiecontract

Een associatie heeft een geschreven overeenkomst nodig. Hierin legt u de voor- naamste afspraken vast. De leidraad hierboven geeft hiervan een overzicht. Denk er bovendien ook aan:

• Afhankelijk van de gekozen samenwerkingsvorm zijn er bepaalde vormver- eisten (opstellen van statuten, verlijden van een akte…)
• U moet ook bepaalde deontologische vereisten respecten

Juridisch geschoolde deskundigen (advocaat, notaris) helpen u bij de eindredac- tie van contracten en overeenkomsten. De gespecialiseerde readers op de websi- te kunnen u al een eindje op weg zetten.

Stap 8. Start van de samenwerking

Een goede voorbereiding is belangrijk, maar u kunt niet alles vooraf in orde brengen. Op een bepaald ogenblik (zgn. point of no return) moet u gewoon star- ten met samenwerken.

Stap 9. Integratie van systemen en processen

De voordelen van het samenwerken zullen maar gerealiseerd worden als werk- systemen en processen (denk aan ICT) goed op elkaar zijn afgestemd. Dit vraagt een planmatige aanpak. Hou daarbij rekening met weerstanden en andere drempels.

Stap 10. Evaluatie en eventueel aanpassen

Ga er van uit dat niet alles van de eerste keer goed zal gaan. Heel wat prakti- sche aspecten moeten na enige tijd (bv. na drie of zes maanden) beoordeeld worden. Wees er van bewust dat aanpassingen nodig zullen zijn. U moet overi- gens geregeld de tijd maken om de gang van zaken in de associatie gezamenlijk met alle vennoten te bekijken. Hierbij zal in het bijzonder aandacht geschonken worden aan:

• de opvolging en uitvoering van de strategie
• de werkbaarheid van de regels en de tevredenheid over de onderling af- spraken
• de kwaliteit van de persoonlijke samenwerking en de relaties tussen de associés